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Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Personalakten?

Grundsätze zur Aufbewahrung von (elektronischen) Personalakten

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Personalakten sorgfältig zu verwahren, bestimmte Informationen (insbesondere über den Gesundheitszustand und allgemeine Aussagen über die Persönlichkeit des Arbeitnehmers) verstärkt zu schützen und vertraulich zu behandeln sowie für die vertrauliche Behandlung durch die Sachbearbeiter zu sorgen.

Der Kreis der mit Personalakten befassten Mitarbeiter muss möglichst eng gehalten werden. Rechtliche Grundlage sind Art. 5 und 9 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Sie verpflichten den Arbeitgeber, unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsprinzips und des Schutzbedarfs der Daten angemessene Schutzvorkehrungen zu ergreifen.

Konkret kommen dabei nachfolgend aufgeführte, keinesfalls abschließende Vorkehrungen in Betracht:

+ Papierakte: Aufbewahrung der Personalakten in besonders abgesicherten Schränken, u.U. mit gesonderter Zugangs- bzw. Zugriffskontrolle, Digitale Personalakte: Zugangs- und Berechtigungskonzept sowie Kontrolle der Zugriffe

+ Führung gesonderter (Teil-)Personalakten (z. B. für Gesundheitsdaten)

+ Erfassung und Dokumentation der Zugriffe auf die Personalakte (wer und wann)

+ Verpflichtung der HR-Mitarbeiter, jede Änderung oder Einsichtnahme zu vermerken

+ Verpflichtung, insbesondere die Weiterleitung von Daten aus der Personalakte an externe Dritte gesondert zu vermerken

+ Herausgabe der Personalakte nur gegen Beleg

+ Digitale Personalakte: Dokumentation der Einsichtnahme

+ Abgestuftes Zugangs- und Zugriffssystem (4-Augen-Prinzip) in Abhängigkeit von der jeweiligen Maßnahme

Aufbewahrungsfristen von Personalakten nach Beendigung des Arbeits­verhältnisses

Auch nach Beendigung des Beschäftigtenverhältnisses darf das Unternehmen die Daten ausgeschiedener Beschäftigter weiter verarbeiten, wenn dies nach § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) erforderlich ist. Dies wird in der Regel vor allem bei Abwicklung eines Arbeitsverhältnisses sowie bei einer möglichen betrieblichen Altersvorsorge gegeben sein. Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass die Daten ehemaliger Beschäftigter nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie dies erforderlich ist.

Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sind die Mindestaufbewahrungszeiträume. Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, dürfen entsprechende von der Aufbewahrungspflicht erfasste Daten immer gespeichert werden. Ob Arbeitgeber darüber hinaus speichern dürfen, hängt davon ab, ob sie als Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran haben, über diese Daten zu verfügen.

Die Verwahrungsfrist ist nur für bestimmte Teile der Personalakte gesetzlich geregelt. Es ist nach Art der Unterlagen zu differenzieren.

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