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Einführung elektronische Personalakte: 5 Schritte für HR

elektronische Personalakten als Basis der HR-Digitalisierung

Elektronische Personalakten sind in der digitalisierten Unternehmenswelt unverzichtbar. Sie steigern die Effizienz der Personalverwaltung durch den zentralen, geschützten und unabhängigen Zugriff auf alle Personaldokumente.

Doch wie genau läuft die Einführung einer elektronischen Personalakte ab und welche Features sind wichtig für Ihren Digitalisierungsprozess?

Die wichtigsten Punkte kompakt zusammenfasst.

Die Automatisierung administrativer HR-Prozesse schafft Freiräume zum strategischen Arbeiten. Die Einführung einer elektronischen Personalakte ist einer der ersten, wichtigen Schritte in Richtung einer digitalen papierlosen HR-Arbeit. Damit ersparten sich Personaler mühseliges Ablegen und Suchen in Aktenbergen.

Schritt 1: Ihre Checkliste

Die Wahl des Anbieters muss sehr sorgfältig erfolgen. - hierfür sollte durchaus etwas Zeit eingeplant werden. Die endgültige Entscheidung sollte anhand folgender Qualitätskriterien stattfinden:

+ Wie viel Erfahrung hat das Dienstleistungsunternehmen in der Digitalisierung von Personalakten?

+ Wie viele branchen- und unternehmensnahe Referenzkunden kann der Dienstleister national und international vorweisen?

+ Ist die Software nahtlos in das bestehende ERP-System integrierbar?

+ Verfügt die Software über eine intuitive, visuell ansprechende Oberfläche?

+ Kann der Anbieter ein ausgereiftes und fundiertes Sicherheitskonzept vorweisen, das Ihre Ansprüche erfüllt?

+ Welchen Leistungsumfang bietet der Dienstleister auch über die digitale Personalakte hinaus?

+ Sind Erweiterungen wie automatische Dokumenterzeugung, digitale Signierung und Dokumentenmanagement möglich?

+ Lassen sich Workflows und Prozesse problemlos einbinden?

Schritt 2: Rollen & Berechtigungen

Transparente Kommunikation der Nutzenaspekte mit allen Anspruchsgruppen ist wichtig. Kritische Stimmen zu den Themen Datenschutz und Datensicherheit begleiten Unternehmen und öffentliche Auftraggeber am häufigsten, wenn sie eine elektronische Personalakte einführen. Von der Archivierung über das Beweisrecht bis hin zum Datenschutz gilt: Sämtliche Anforderungen sind zuverlässig zu erfüllen. Um sich einen Überblick über die wesentlichen Datenschutzbedingungen zu verschaffen, müssen Anwender die folgenden Grundsätze beachten...

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