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Digitale Personalakte: Vorteile einer HR-Software

Ortsunabhängiger Zugriff und 4 weitere Vorteile

Mit der Einführung einer digitalen Personalakte machen Sie den ersten wichtigen Schritt. Durch den Wegfall aufwendiger manueller Tätigkeiten, die Nutzung von Workflows und den ortsunabhängigen Zugriff ergeben sich schnelle Erfolge:

Mehr Effizienz

Mehr Transparenz

Bis zu 50% Einsparung beim Arbeitsaufwand

Bis zu 20% Einsparung bei Druck- und Personalkosten

Gerade die Effizienzsteigerung, die sich durch die tägliche Arbeit mit der digitalen Personalakte ergibt, schafft Zeit für die strategischen Themen im HR:

+  Einfachere tägliche Ablage und Administration
+  Geringer Platzbedarf
+  Höhere Informationsqualität und -aktualität
+  Schnellerer HR-Service durch einfachen, standortunabhängigen Zugriff
+  Keine Akten mehr händisch durchsuchen, tragen und ablegen
+  Bessere Datensicherheit und erhöhter Datenschutz
+  Kostensenkung durch reduzierte Druck- und Lagerkosten

7 wichtige Entscheidungen

1. Scan-Verfahren

Wenn es um die Umstellung auf eine digitale Personalakte geht, haben Personalabteilungen hohe Aufwände im Kopf. Denn je nach Mitarbeiterzahl müssen hunderte oder sogar tausende Personalakten digitalisiert werden.

Nutzen Sie einen Scan-Service: Personalakten können über einen erfahrenen Scandienstleister eingescannt werden. Das minimiert Ihre Aufwände im Unternehmen signifikant. Dies dauert nach rechtlicher Klärung teilweise nur wenige Tage.

2. Datenschutzanforderungen

Im Personalbereich geht es immer um personenbezogene Daten. Und sobald diese im Spiel sind, ist besondere Vorsicht geboten. Zertifizierte Scandienstleister sowie etablierte Anbieter der digitalen Personalakte haben hier Maßnahmen und Lösungen parat, die jederzeit datenschutzkonform sind und der deutschen Gesetzgebung entsprechen.

Ausgefeilte Rollen- und Berechtigungskonzepte garantieren hier die notwendige Sicherheit. Ein wichtiger Punkt in Bezug auf den Cloud-Betrieb ist der Standort des Rechenzentrums in Deutschland. Außerdem sollte immer eine Vereinbarung gemäß EU-DSGVO zur Auftrags- datenverarbeitung mit den Dienstleistern getroffen werden.

Lesen Sie die Punkte 3-7 in unserem kostenlosen Whitepaper.

Erfahren Sie in unserem kostenlosen Whitepaper, welche Vorteile eine Digitale Personalakte bietet und vor welchen 7 wichtigen Entscheidungen Sie bei der Umstellung stehen.

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